การทำงานเป็นทีม

การทำงานเป็นทีม 

ประมาณ 25 ปี ในสหรัฐอเมริกามีหลายบริษัทเช่น W.L Gore, Volve และ General foods ได้มีการนำเสนอการทำงานเป็นแบบทีมเข้าไปใช้ในขบวนการผลิตแต่ในขณะนั้นยังไม่ได้รับการตอบสนองและไม่มีคนให้ความร่วมมือ อีกทั้งยังดูเป็นสิ่งทีแปลก แต่เมื่อมาถึงในปัจจุบันนี้ ใครที่ไม่ได้ใช้ลักษณะการทำงานเป็นแบบทีมจะเป็นบริษัทที่ ล้าหลัง ในบริษัทใหญ่ ๆ กว่า 500 บริษัท จะมีประมาณ 80 % ที่มีพนักงานที่ทำงานเป็นทีมมากกว่าครึ่งหนึ่งของพนักงานทั้งหมดและบริษัทเล็ก ๆ ก็ใช้ระบบการทำงานเป็นทีมในขบวนการผลิตประมาณ 68 % ด้วยเช่นกัน
ในการทำงานนั้น ต้องมีทักษะประสบการ์พร้อมทั้งวิจารณญาณที่หลากหลายและองค์กรก็ต้องมีการพัฒนาในการบริหารงาน เพื่อให้มีประสิทธิภาพและประสิทธิผลมากขึ้น ดังนั้น จึงเห็นได้ว่าองค์กรได้นำเอาการทำงานแบบทีมเข้ามาใช้เพราะว่ามีความยืดหยุ่นที่มากขึ้น มีสมรรถภาพในการรวมตัวกันได้รวดเร็วและทันต่อสถานการณ์ที่เปลี่ยนแปลงไป

ความแตกต่างระหว่างการทำงานแบบทีมและกลุ่ม (Teams vs Groups )
การทำงานแบบทีมกับกลุ่มจะมีความแตกต่างกันดังนี้
การทำงานแบบกลุ่ม (Work group) คือ การรวมกลุ่มที่มีกิจกรรมร่วมเพื่อใช้ข้อมูลร่วมกันและช่วยในการตัดสิ้นใจให้แก่สมาชิกในกลุ่มที่จะทำงานภายในขอบข่ายที่รับผิดชอบของแต่ละคนนั้น ในการทำงานของกลุ่มไม่จำเป็นที่จะต้องส่งเสริมซึ่งกันและกัน ดังนั้นจึงไม่มีการเชื่อมโยงทรัพยากรและใช้ร่วมกันอย่างมีประสิทธิผลในทางบวก นั่นคือเราใส่การทำงานของแต่ละคนเข้าไปผลงานที่ออกรวมกันแล้วจะได้เท่ากับที่ใส่เข้าไปหรืออาจจะน้อยกว่าก็ได้
การทำงานแบบทีม ( Work teams) เป็นการทำงานร่วมกันและส่งเสริมกันไปในทางบวก ผลงานรวมของทีมที่ได้ออกมาแล้วจะมากกว่าผลงานรวมของแต่ละคนมารวมกัน
ในปัจจุบันนี้มีองค์กรจำนวนมากมีการปรับปรุงโครงสร้างการทำงานใหม่โดยเอาการทำงานแบบทีมเข้ามาใช้ทรัพยากรอย่างคุ้มค่าและเพื่อสร้างศักยภาพ (Potential) ในการทำงานให้กับองค์กรเพื่อได้ผลผลิตที่ดีแต่ในการที่จะให้ได้ประสบความสำเร็จในการทำงานเป็นแบบทีมนั้นได้อธิบายคุณลักษณะที่ทีมควรจะเป็นไว้ในบทนี้

ชนิดของทีมงาน
การแบ่งทีมในองค์กรสามารถที่จะแบ่งประเภท ตามวัตถุประสงค์ได้ 4 รูปแบบคือ
1. ทีมแก้ปัญหา (Problem – Solving Teams)
2. ทีมบริหารตนเอง (Self – Managed Teams)
3. ทีมที่ทำงานข้ามหน้าที่กัน (Cross – Function Teams)
4. ทีมเสมือนจริง (Virtual Teams)
โดยมีรายละเอียดดังนี้
1. ทีมแก้ปัญหา (Problem – Solving Teams) ประกอบด้วยกลุ่มของพนักงาน และผู้บริหารซึ่งเข้ามารวมกลุ่มด้วยความสมัครใจ และประชุมร่วมกันอย่างสม่ำเสมอ เพื่ออภิปรายหาวิธีการสำหรับการแก้ปัญหา โดยทั่วไปทีมแก้ปัญหาทำหน้าที่เพียงให้คำแนะนำเท่านั้น แต่จะไม่มีอำนาจที่จะทำให้เกิดการกระทำ ตามคำแนะนำ ตัวอย่างของทีมแก้ปัญหาที่นิยมทำกัน คือ ทีม QC (Quality Circles)
2. ทีมบริหารตนเอง (Self – Managed Teams) หมายถึง ทีมที่สมาชิกทุกคนล้วนรับผิดชอบต่อลักษณะทั้งหมดของการปฏิบัติงานอย่างแท้จริง โดยเป็นอิสระจากฝ่ายบริหาร ซึ่งสมาชิกจะปฏิบัติงานโดยทั่วไป มีการแบ่งหน้าที่ความรับผิดชอบสำหรับงานทีมบริหารตนเองสามารถที่จะเลือกสมาชิกผู้ร่วมทีม และสามารถให้สมาชิกมีการตรวจสอบซึ่งกันและกัน
3. ทีมที่ทำงานข้ามหน้าที่กัน (Cross – Function Teams) เป็นการประสมประสานข่ามหน้าที่งาน ความสามารถในการดึงทรัพยากรบุคคลผนวกเข้าด้วยกันจากหน้าที่ทางธุรกิจที่แตกต่างกัน เพื่อสร้างสมรรถภาพในด้านความแตกต่าง (Differentiation Capabilities) โดยเป็นการใช้กำลังแรงงาน (Task Force) ตั้งเป็นทีมข้ามหน้าที่ชั่วคราวซึ่งมีลักษณะคล้ายกับคณะกรรมการ (Committees) เข้ามาเพื่อแลกเปลี่ยนข้อมูลกัน, พัฒนาความคิดใหม่ๆ ร่วมมือกันแก้ปัญหา และทำโครงการที่ซับซ้อน ทีมข้ามหน้าที่ ต้องการเวลามากเพื่อสมาชิกจะต้องเรียนรู้งานที่แตกต่าง ซับซ้อน และต้องใช้เวลาในการสร้างความไว้ใจ และสร้างการทำงานเป็นทีมเนื่องจาก แต่ละคนมาจากภูมิหลังที่แตกต่างกัน
4. ทีมเสมือนจริง (Virtual Teams) ลักษณะการทำงานจะเป็นทีม แต่สภาพการทำงานจะแยกกันอยู่ ดังนั้นจึงต้องการระบบในการติดต่อสื่อสารระหว่างกันที่มีประสิทธิภาพ ซึ่งอาศัยความก้าวหน้าทางเทคโนโลยี ทีมจะมุ่งเน้นความสำเร็จของงานเพื่อให้บรรลุเป้าหมายของงานร่วมกัน แต่จะมีการแลกเปลี่ยนความสัมพันธ์ด้านความรู้สึกทางสังคมในระดับต่ำ

ข้อควรระวัง : การทำงานเป็นทีมไม่ได้เป็นคำตอบในการแก้ไขปัญหาเสมอไป เนื่องจากการทำงานเป็นทีมต้องใช้เวลาและทรัพยากรมากกว่าการทำงานคนเดียว ยกตัวอย่างเช่น

• ต้องเพิ่มการติดต่อสื่อสารมากขึ้น
• ต้องบริหารความขัดแย้งระหว่างกัน
• ต้องมีการจัดการประชุม
• ต้องมีค่าใช้จ่ายเพิ่ม

อย่างไรก็ตามในบางกรณีผลประโยชน์ที่ได้จากการทำงานเป็นทีมก็จะได้รับผลตอบแทนที่คุ้มค่า ดังนั้น ผู้บริหารต้องทำการประเมินว่างานใดควรทำคนเดียว และงานประเภทใดที่ต้องใช้ความร่วมมือของทีม

คำถาม 3 ข้อ เพื่อดูว่าควรใช้วิธีการทำงานเป็นทีมในการทำงานหรือไม่
1. งานนั้นสามารถทำได้ดีขึ้นหรือไม่ หากใช้คนมากกว่าหนึ่งคน
2. งานนั้นมีวัตถุประสงค์เพื่อทุกคนในกลุ่ม หรือ เพื่อคนใดคนหนึ่ง
3. การเลือกใช้ประเภทของทีมให้เหมาะสมกับสถานการณ์