เพิ่มผลงานของตนเองอย่างมีประสิทธิภาพ..ในเวลาที่จำกัด..
มีคำพูดยอดนิยมของคนทำงานที่มักพูดกันบ่อย ๆ ว่า “ทำงานไม่ทัน” ซึ่งหมายถึงไม่สามารถทำงานให้เสร็จได้ตามเป้าหมายที่วางไว้ พอถูกถาม ก็มีเหตุผลมากมายที่จะอธิบายถึงสาเหตุว่าตนเองนั้นทำงานไม่ทันและเป็นเช่นนี้ทุกเดือน เรียกได้ว่าเป็นปัญหาที่น่าปวดเศียรพอสมควรสำหรับผู้ที่ต้องมาคุมทีมในฐานะของการเป็นผู้จัดการ หรือแม้กระทั่งตัวนักขายเองที่มีความมุ่งหวังที่จะทำให้ทะลุเป้าหมายเช่นกัน ก็ไม่สามารถทำได้เพราะ(คิด)ว่าตนเองนั้นไม่มีเวลาพอ จึงเป็นเรื่องที่น่าเสียดายที่หลายคนต้องพลาดโอกาสดี ๆ ในการทำงาน ทั้งที่บางครั้งนั้นมีโอกาสมากมาย แต่ตนเองนั้นก็ไม่สามารถที่จะทำได้ เพราะเวลาที่ให้กับงานนั้นน้อยเกินไป
จึงอยากให้กลับมาพิจารณาถึงแก่นแท้ของการทำงานก่อนว่าตนเองนั้นใช้เวลามีความเหมาะสมหรือไม่ ถ้าจะวิเคราะห์ถึงปัญหาของผู้ที่ทำงานขายนั้นส่วนใหญ่มาจากการไม่ได้มีการวางแผนด้านเวลาหรือที่เรียกว่าการบริหารเวลา(Time Management) นั่นเอง สาเหตุที่เป็นเช่นนี้ เพราะผู้ที่ทำงานส่วนหนึ่งนั้น มุ่งเน้นที่เป้าหมายของการทำงานที่ตนเองให้ความสนใจมากเกินไป หรือมุ่งเน้นไปที่งานใดงานหนึ่ง จนทำให้ลืมการจัดสรรเวลาให้เหมาะสม ผลที่ตามมาคือไม่ได้ผลดีสักอย่าง หมายถึงเป้าหมายที่ตั้งใจก็ไม่ได้ แถมยังเสียเวลาไปเปล่า ๆ กับกิจกรรมที่ไม่ก่อให้เกิดความก้าวหน้าอีกเป็นต้น
สำหรับเทคนิคหรือวิธีการที่ถูกนำมาใช้ เมื่อมีปัญหาเช่นนี้คือการใช้เทคนิคการบริหารเวลาให้มีความเหมาะสมกับกิจกรรมของตนเอง รวมกับการมีวินัยในการทำงาน เพราะถึงแม้จะมีความเข้าใจในการบริหารเวลาอย่างไร ก็ไม่มีประโยชน์ถ้าไม่มีวินัยในการปฏิบัติ สำหรับหลักวิธีการบริหารเวลานั้นประกอบไปด้วยหลัก การจัดทำตารางเวลาการทำงาน ซึ่งเป็นที่น่าประหลาดใจไม่น้อยสำหรับผู้ที่ทำงานจำนวนไม่น้อยที่ไม่เคยทำและไม่รู้ว่าคืออะไร ตารางเวลาน่าจะเป็นเรื่องที่มีความสำคัญสำหรับผู้ที่ทำงานทุกคน แต่มีพนักงานจำนวนมากที่ไม่รู้จักตารางเวลา และใช้วิธีการจดจำถึงการทำงาน เมื่อเป็นเช่นนี้ ทำให้พนักงานนั้นไม่สามารถที่จะวิเคราะห์งานของตนเองออกได้ทั้งหมด จะมองเห็นก็เพียงแต่งานในส่วนที่มีการนัดหมายเท่านั้น จึงทำให้น่าเสียดายว่าเวลาส่วนที่เหลือ ก็สูญเปล่าโดยไม่เกิดมูลค่าเพิ่มใด ๆ ขึ้นมา การจัดทำตารางเวลา ก็ทำให้ง่ายเข้าไว้ มีการเขียนเวลาในแต่ละช่วงของวันนั้น เช่น 7.00 น. ถึง 8.00 น. ทำกิจกรรมอะไร 8.00 น. ถึง 9.00 น. ทำกิจกรรมอะไร เขียนเช่นนี้จนถึงเวลาเย็นหรือค่ำมืดเลยก็ได้ การลงรายละเอียดงานหรือกิจกรรมของตนเองให้มากที่สุด จะเป็นตัวช่วยที่สำคัญทำให้เราทราบว่า งานที่เราทำนั้นมีประสิทธิ์ภาพมากน้อยเพียงใด หลักคือต้องขจัดเรื่องที่ไม่มีประสิทธิภาพออกให้หมดไป สำหรับงานที่ไม่มีผลต่อการทำงานนั้น อาจยกตัวอย่างได้ง่ายๆ เช่นเขียนรายการที่ต้องทำในหนึ่งวันว่ามีงานอะไรบ้างเขียนลงใยตารางการทำงาน เมื่อการจัดทำตารางเรียบร้อย ขั้นตอนต่อไปคือการทดสอบการทำงานตามตารางที่ได้จัดไว้ เริ่มพิจารณาว่าอะไรคือเรื่องที่สำคัญ อะไรคือเรื่องที่ไม่สำคัญ นำมาวางลงในตาราง ทำให้เห็นถึงภาพว่า ควรทำอะไร ก่อนหลังในงานของวันนั้น ๆ ทำให้งานมีทั้งประสิทธิภาพและประสิทธิผลออกมา ซึ่งก็แต่แตกต่างจากพนังานบางคนที่ยังวังวนกับการทำงาน ซ้ำไปซ้ำมา ทำให้ ทำงานที่คาดหวังได้น้อยลง เป็นเช่นนี้มานาน ไม่เคยคิดจะปรับปรุงแก้ไข มีแต่บ่นอยู่ตลอดเวลา ว่างานเยอะ วานเยอะ ทุกปี และอ้างนู่น อ้างนี่ ว่าทำไม่ได้ โดยไม่เคยบ่นกับตัวเองว่าใช้เวลาไปกับเรื่องที่ไม่เกิดสาระมากมาย เฮ่อ! ตูละเบื่อ…
โดย ดร.สุรชัย โฆษิตบวรชัย
