เทคนิค การประเมินพนักงานเพื่อให้พนักงานยอมรับ เป็น แนวทางการพัฒนาทักษะขของผู้จัดการในการประเมินผลงาน ของพนักงาน เพื่อให้พนักงานยอมรับ ผลการประเมินในครั้งนั้น ๆ ซึ่งมีขั้นตอนที่ละเอียดอ่อน

เทคนิค การประเมินพนักงานเพื่อให้พนักงานยอมรับ

3 ประเด็นหลักในการประเมินพนักงาน

1.เขาไม่คิดว่าผู้จัดการจะมีความซื่อสัตย์และเที่ยงตรงต่อการประเมินผลการทำงานของพนักงาน เพราะผู้จัดการมักจะให้คะแนนดี ๆ กับคนที่ใกล้ชิดมากกว่า

2.พนักงานรู้สึกผิดหวังต่อมุมมองของผู้จัดการที่ไม่ยอมรับผลงานที่พนักงานได้ทำ ทั้ง ๆ ที่เขาทุ่มเทอย่างเต็มที่ เพราะผู้จัดการไม่มีเกณฑ์การวัดผลที่ชัดเจน

3.พนักงานไม่รู้ถึงความคาดหวังที่แท้จริงจากผู้จัดการว่าต้องการเป้าหมายอย่างไรในการทำงาน เปลี่ยนแปลงบ่อยจนสับสนว่าความต้องการที่แท้จริงคืออะไร

เทคนิค การประเมินพนักงานเพื่อให้พนักงานยอมรับ

เขียนโดย วิทยากร สอน หลักสูตร ผู้จัดการ ดร.สุรชัย โฆษิตบวรชัย

เป็นเรื่องน่าปวดหัวสำหรับคนที่เป็น ผู้จัดการ หรือผู้บริหาร ที่ทุกปี หรือ ทุกครึ่งปีจะต้องประเมินผลการทำงานของพนักงานตนเอง และเสียงสะท้อนที่ได้ยินกันบ่อยมากที่สุดจากพนักงานคือการประเมินของผู้จัดการไม่มีความยุติธรรม ไม่น่าเชื่อถือหรือไม่ดีพอ ทำให้พนักงานไม่พอใจ  ไม่ยอมรับ บางคนถึงกับหมดกำลังใจในการทำงาน จนแย่สุดคือการลาออกจากที่ทำงานนั้น อย่างน่าเสียดาย

ดังนั้นการประเมินผลงานของพนักงานที่มีคุณภาพดีพอ จึงกลายเป็นเรื่องที่ผู้จัดการนำมาปรึกษากันในห้องหลักสูตรอบรมผู้จัดการอัจฉริยะ(The Super Manager) เป็นอย่างมาก เพราะการประเมินเป็นกุญแจสำคัญของผู้จัดการในหลายเรื่องเช่นเป็นเครื่องมือในการสร้างแรงจูงใจให้พนักงาน เป็นการวัดผลการทำงานงานของพนักงาน ซึ่งสามารถนำมาใช้เป็นเครื่องมือในการพัฒนาทักษะความรู้ด้านต่าง ๆ ของพนักงานทำให้การทำงานดีขึ้น

การประเมินพนักงานที่ดีนอกจากสะท้อนภาพการทำงานของพนักงาน ยังสะท้อนภาพการบริหารจัดการของผู้จัดการอีก หมายความว่าถ้าหลังจากการประเมินพนักงานไปแล้ว ในปีถัดไปพนักงานยังคงมีผลงานที่ไม่ดี ไม่น่าภูมิใจ เท่ากับผู้จัดการคนนั้นไม่ได้นำผลจากการประเมินไปต่อยอดให้เกิดประโยชน์ เช่นการพัฒนาพนักงาน เปรียบเทียบง่ายกับการประเมินผลการเรียนของนักเรียนในห้องเรียนสะท้อนคุณภาพการสอนหรือการดูแลของครูในห้องนั่นเอง

การประเมินเป็นสิ่งที่ดี มีประโยชน์ทั้งผู้จัดการและพนักงาน แต่ถ้านำมาใช้ผิดวิธีก็จะกลายเป็นผลเสียมากกว่า เพราะจะทำให้พนักงานหมดกำลังใจ ไม่อยากทำงานให้ดีขึ้น ละทิ้งความรับผิดชอบที่ควรมี ถ้าองค์กรใดเป็นเช่นนี้ ก็เรียกได้ว่าใช้การประเมินไปในทิศทางที่ไม่ถูกต้อง แต่ถ้าองค์กรที่เข้าใจหลักการประเมินก็จะนำการประเมินเป็นเครื่องมือที่ใช้ในการสร้างแรงจูงใจหรือปรับทัศนคติให้พนักงานมีความรู้สึกดีต่อการพัฒนาตนเอง เพื่อนำมาพัฒนาองค์กรรวมถึงผู้จัดการสามารถนำมาใช้ในการวางแผนงานในอนาคตได้ วางเส้นทางความก้าวหน้าทางอาชีพให้พนักงาน หรือการวางแผนพนักงานที่มีความสามารถพิเศษหรือการวางแผนเพื่อการสืบทอดตำแหน่งในอนาคตของรุ่นพี่ที่จะเกษียณอายุไป

ความหมายของการประเมินพนักงาน คือเป็นเครื่องมือที่ถูกออกแบบเพื่อให้ผู้จัดการนำมาใช้ โดยมีจุดประสงค์เพื่อการวัดผลการทำงานหรือประสิทธิภาพการทำงานของพนักงาน ซึ่งมีความคาดหวังที่จะนำผลการประเมินมาใช้เป็นแรงจูงใจให้พนักงานอย่างพัฒนาตนเองให้ดียิ่งขึ้น ทำให้พนักงานทุ่มเททำงานเต็มกับความ สามารถที่พนักงานมีอยู่  ตามแนวทางในการสร้างทุนมนุษย์ในองค์กร

แต่ในทางปฏิบัติมีพนักงานจำนวนไม่น้อยที่ไม่เชื่อมั่นเรื่องการประเมินจากผู้จัดการของเขาเพราะจากการสำรวจพนักงานหลายร้อยคนพบว่าพวกเขามีความรู้สึกต่อผู้จัดการที่มีหน้าที่ประเมินได้เป็น

3 ประเด็นหลักในการประเมินพนักงาน

1.เขาไม่คิดว่าผู้จัดการจะมีความซื่อสัตย์และเที่ยงตรงต่อการประเมินผลการทำงานของพนักงาน เพราะผู้จัดการมักจะให้คะแนนดี ๆ กับคนที่ใกล้ชิดมากกว่า

2.พนักงานรู้สึกผิดหวังต่อมุมมองของผู้จัดการที่ไม่ยอมรับผลงานที่พนักงานได้ทำ ทั้ง ๆ ที่เขาทุ่มเทอย่างเต็มที่ เพราะผู้จัดการไม่มีเกณฑ์การวัดผลที่ชัดเจน

3.พนักงานไม่รู้ถึงความคาดหวังที่แท้จริงจากผู้จัดการว่าต้องการเป้าหมายอย่างไรในการทำงาน เปลี่ยนแปลงบ่อยจนสับสนว่าความต้องการที่แท้จริงคืออะไร

เทคนิคการประเมินการทำงานของพนักงาน ที่ดีจะเป็นเวทีในการสื่อสารระหว่างผู้จัดการและพนักงานที่จะใช้ในการหารือกันถึงผลงานในช่วงเวลาที่ผ่านมา ทำให้ช่องว่างระหว่างผู้จัดการกับผู้จัดการลดลง ซึ่งเป็นโอกาสอันดีที่ทั้งผู้จัดการและพนักงานจะได้ปรับความเข้าใจอันดีต่อกัน ทำให้การทำงานรื่นไหลเพราะต่างฝ่ายต่างหันหน้าเข้าสื่อสารกัน

เช่นในระหว่างการประเมิน ผู้จัดการกับพนักงานจะมีการสื่อสารกัน ผู้จัดการจะอธิบายความคาดหวังที่องค์กรมีต่อพนักงาน และเช่นเดียวกัน พนักงานอาจต้องการการสนับสนุนจากผู้จัดการ ก็จะทำให้มีโอกาสได้สื่อสารทำให้เข้าใจกันมากขึ้น แต่ถ้าการประเมินที่ไม่ดีหรือไม่มีคุณภาพดีพอ จะส่งผลเสียทำให้มีปัญหากับพนักงานทั้งเรื่องทัศนคติที่เป็นลบ ไม่มีแรงจูงใจในการทำงาน หรือบางครั้งเกิดความขัดแย้งระหว่างผู้จัดการและพนักงาน ซึ่งในบางองค์กรจะพบเห็นได้บ่อย ๆ โดยเฉพาะช่วงเวลาของการประเมินเช่นปลายปีเป็นต้น

ในการประเมินพนักงานนั้น บุคคลหลายคนที่ต้องมาเกี่ยวข้อง ต้องมีการทำงานเป็นระบบ ซึ่งสามารถสรุปเป็นบุคคลที่เกี่ยวข้องการประเมินผลงานพนักงาน มีอยู่ 4 คนที่สำคัญดังนี้

        1) ผู้ถูกประเมิน คือพนักงานในตำแหน่งต่าง ๆ  ที่จะถูกประเมินจากผู้บริหารหรือหัวหน้างาน

        2) ผู้ประเมิน คือ  ผู้ที่มีหน้าที่ประเมินพนักงาน เช่นผู้บริหาร ผู้จัดการ หรือหัวหน้างาน

      3) ผู้บริหารระดับสูงหรือบริษัทฯ คือ ผู้ให้การสนับสนุนการประเมินเพื่อนำผลมาใช้ให้เป็นประโยชน์ต่อการพัฒนาศักยภาพของพนักงาน ทำให้พนักงานทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ ทำให้เกิดการสมดุลย์ของการประเมินของผู้จัดการที่มีต่อพนักงาน

        4) ที่ปรึกษาหรือฝ่ายบุคคล คือ มีหน้าที่จัดทำการประเมินตามแนวความคิดทางหลักวิชาการเพื่อให้ได้ผลของการประเมินมีความถูกต้องแม่นยำและรวดเร็ว ซึ่งในทางปฏิบัติอาจจะมีหรือไม่มีก็ได้ ซึ่งตำแหน่งนี้จะคอยให้คำแนะนำ วิธีการการใช้เครื่องมือการประเมินและอธิบายถึงขั้นตอนการประเมิน ทำให้การประเมินไม่มีปัญหาและอุปสรรค

ในการประเมินพนักงาน นั้นอาจมีรายละเอียดมากมายและต้องมีการเตรียมการซึ่งต้องใช้เวลาพอสมควรก่อนที่จะนำการประเมินมาใช้ อาจจะยุ่งยากในปีแรกแต่ถ้าระบบการประเมินได้วางอย่างเป็นระเบียบการทำงานจะง่ายขึ้นในปีถัดไป

องค์ประกอบของการ ประเมินผลงานพนักงานที่สำคัญอยู่ 3 ส่วนด้วยกันดังนี้

1 ดัชนีชี้วัดหรือเป้าหมายในการทำงาน ซึ่งในหลายองค์กรใช้ความพยายามเป็นอย่างมากที่จะค้นหาดัชนีชี้วัดที่สำคัญให้มีความเหมาะสมกับหน้าที่หรือภารกิจที่พนักงานนั้นได้รับ เช่นบางองค์กรให้การตั้งใจมาทำงาน การรับผิดชอบต่องานของตน การใช้ความคิดสร้างสรรค์ ความสารถทำงานที่ได้รับมอบหมายได้เป็นอย่างดี และยังมีอีกหลายปัจจัยที่ถูกนำขึ้นมาเพื่อกำหนัดดัชนีชี้วัดในการประเมินผลพนักงาน

2 กระบวนการในการประเมินพนักงาน เป็นแนวทางการที่ใช้ในการดำเนินการเพื่อประเมินผลพนักงาน ซึ่งส่วนใหญ่จะใช้การตอบคำถามลงบนกระดาษ และผู้จัดการนำมาใช้เพื่อเป็นการพูดคุยกับพนักงานที่ถูกประเมิน การประเมินควรจะถูกเก็บเป็นความลับของผู้จัดการก่อนการที่จะมีการสื่อสารหรือประชุมอย่างเป็นทางการ ซึ่งพนักงานก็ต้อง เตรียมข้อมูลของตนเองเพื่อนำมาประชุมเช่นกัน แต่ในทางปฏิบัติผู้จัดการส่วนใหญ่จะลืมนึกถึงเรื่องของความลับของข้อมูล  ทำให้มีโอกาสที่ข้อมูลจะรั่วไหลถึงพนักงานก่อนเวลาที่เหมาะสมในการเปิดเผย ทำให้ระหว่างการประชุมเพื่อประเมินผลงานจะเป็นการเผชิญซึ่งหน้าระหว่างผู้จัดการและพนักงาน อาจเป็นเหตุให้เกิดความไม่พึงพอใจหรือข้อขัดแย้งได้ในระหว่างประชุมได้

3  ผู้จัดการหรือผู้ประเมิน เป็นอีกองค์ประกอบที่สำคัญในการประเมินผลการทำงานของพนักงาน เพราะส่วนใหญ่ในสังคมของการทำงานนั้น จะให้ผู้บริหาร ผู้จัดการหรือหัวหน้างานเท่านั้นเป็นผู้ประเมิน ดังนั้นบ่อยครั้ง ทำให้มีข้อขัดแย้ง ระหว่างผู้จัดการซึ่งเป็นผู้ประเมินและพนักงานซึ่งเป็นผู้ถูกประเมิน หรือแม้แต่เพื่อนร่วมงานก็เป็นปัญหาเนื่องจากความไม่ยุติธรรมโปร่งใสในการประเมินผลการทำงานนั่นเอง ซึ่งกิจกรรมในการประเมินมีหลายรูปแบบตามความเหมาะสมของแต่ละองค์กร แนวปฏิบัติการประเมินที่ใช้ได้ผลและเป็นที่นิยมนำมาใช้ คือ การประชุมแบบตัวต่อตัวระหว่างผู้จัดการและพนักงาน เพื่อใช้ในการปรึกษาผลงานในอดีตและความคาดหวังในอนาคตที่มีต่อพนักงาน

ซึ่งหัวข้อในการประชุมเพื่อประเมินผลพนักงานกันนั้นอาจจะมีดังนี้

1. การทบทวนถึงเป้าหมายที่เคยกำหนดในอดีตและผลงานในปัจจุบันเป็นเช่นไร
2. การกำหนดเป้าหมายใหม่ ซึ่งจะนำมาใช้ในการทบทวนในปีหน้า
3. ทำการจดบันทึกเพื่อเป็นพันธะสัญญา สร้างการรับรู้ทั้งผู้จัดการและพนักงาน ทำให้ขจัดความสับสนของข้อมูลที่อาจจะพลาดไปในขณะสนทนา

ในหลักสูตรอบรมผู้จัดการอัจฉริยะ มักใช้การประเมินพนักงานนั้น อยู่ 2 เรื่องหลัก ๆ คือ

1 ความสามารถของพนักงาน ว่าพนักงานสามารถ ทำงานได้ดี ได้เรียบร้อย มีทักษะขนาดไหน ทำงานได้ถูกต้องหรือไม่

2 ความรับผิดชอบต่อหน้าที่การทำงาน เช่น การมาทำงานตรงเวลา ไม่วอกแวกระหว่างการทำงาน คำว่า “วอกแวก” หมายถึงการที่ไม่ทำธุระของตนเองมากเกินไป ในเวลางาน เช่นบางคน เล่นเกมส์ มากเกินไป หรือ เล่น Facebook มากเกินไป ดูหนังทาง Youtube มากเกินไป ดูหนังที่ตนเองเป็นสมาชิกมากเกินไป หรือดูหนังซีรีย์ ต่าง ๆ มากเกินไป จนทำให้ไม่ได้ทำงานที่ตนเองต้องทำ

ถ้าต้องเลือกพนักงานระหว่างพนักงานที่เก่งกับพนักงานที่รับผิดชอบจะเลือกใครเข้าทำงานดี มีการสำรวจจากผู้จัดการหลายร้อยคนที่เข้าอบรมหลักสูตรอบรมผู้จัดการอัจฉริยะ The Super Manager ปรากฏว่าผู้จัดการอัจฉริยะต่างลงความเห็นว่า อยากได้พนักงานที่มีความรับผิดชอบ มากกว่าพนักงานที่เก่ง  เพราะพนักงานที่ไม่เก่ง แต่รับผิดชอบงานได้ดี นัน สามารถฝึกพัฒนาความเก่งได้ ซึ่งในหลักสูตรอบรมผู้จัดการได้มีเทคนิคการสอนงานพนักงานแทรกให้นำไปทดลองสอนงานกับพนักงานเช่นกัน ผู้จัดการอัจฉริยะมีความเชื่อว่าถ้าพนักงานของเขามีความรับผิดชอบ ก็จะทำให้เขาเก่งได้ในเวลาต่อมา แต่พนักงานที่ไม่รับผิดชอบ ถึงจะทำงานเก่งแต่ไม่รับผิดชอบ ผลงานก็ไม่ออกมาให้ปรากฏ

ปัญหาและอุปสรรคในการประเมินพนักงานระหว่างผู้จัดการและพนักงานตามแนวคิดข้างต้น อาจเป็นบ่อเกิดปัญหาที่ตามมาหลายประการ เช่น ความไม่ยุติธรรมของผู้จัดการ ความลำเอียง ทำให้ไม่มีความเที่ยงตรงในการประเมิน เพราะส่วนใหญ่จะเป็นการประเมินระหว่างผู้จัดการและพนักงาน และประเมินในช่วงปลายปีเท่านั้น ทำให้พนักงานจะขยันในช่วงที่ใกล้กับการประเมินและผู้จัดการบางคนก็ไม่ยุติธรรมทำให้เกิดวัฒนธรรมการทำงานที่ต้องประจบประแจงผู้จัดการ เพื่อให้ผู้จัดการมองเห็นและได้รับผลงานที่ดีกว่าผู้อื่น

จึงเป็นเหตุสำคัญทำให้เกิดข้อขัดแย้งภายใน และยากที่จะแก้ไขเพราะความรู้เท่าไม่ถึงการของผู้จัดการ ซึ่งแตกต่างจากองค์กรสมัยใหม่ จะมีการจัดการประเมินเชิงรุก หรือที่เรียกว่าการประเมินแบบ  360 องศา มาเป็นตัวช่วยในการประเมินพนักงาน

การประเมินผลพนักงานแบบ 360 องศานี้ เป็นแนวทางที่ถูกออกแบบมาเพื่อใช้แก้ปัญหาของการประเมินทำให้ลดความไม่พอใจของพนักงาน และทำให้ไม่มีข้อขัดแย้งในการทำงาน หรือถ้ามีข้อขัดแย้งก็น้อยลงมาก ตามแนวคิดที่ว่า พนักงานหนึ่งคนต้องทำงานร่วมกับคนหมู่มาก มีการปฏิสัมพันธ์กันแบบทุกมิติ คือกับคนทั้งในแผนกงานที่ตนเองสังกัดอยู่กับคนนอกแผนกงานที่ตนเองสังกัดอยู่ หรือกับกลุ่มคนนอกองค์กรไม่ว่าจะเป็นลูกค้าหรือผู้ขาย

ดังนั้น การที่จะวิเคราะห์ถึงผลการปฏิบัติงานของพนักงานจึงควรจะมาจากมุมมองในหลาย ๆ มิติ  เช่น

1) มุมมองของผู้บริหาร ที่จะพิจารณาถึง การบรรลุถึงเป้าหมายหรือไม่

2) มุมมองของเพื่อร่วมงาน ที่จะพิจารณาถึง การทำงานเป็นทีม การมีมนุษย์สัมพันธ์ที่ดีในการทำงาน 

3) มุมมองของพนักงานในแผนกอื่นที่ต้องติดต่องานกัน ว่ามีการประสานงานเป็นเช่นไร และ4)ประการสุดท้ายคือมุมมองจากภายนอก ที่จะให้ความสำคัญกับการติดต่อประสานงาน การให้ข้อมูลหรือแม้แต่การบริการ ที่มีต่อลูกค้า

จุดเด่นของการประเมิน 360 องศานี้ สามารถที่จะนำมาใช้ให้เป็นประโยชน์ในการพัฒนาปรับปรุงศักยภาพของพนักงานในด้านต่าง ๆ เช่นจะทราบถึงจุดอ่อน จุดแข็ง ทั้งภายในองค์กรและภายนอกองค์กรของพนักงานจนสามารถที่จะนำมาใช้ในการพัฒนาศักยภาพของพนักงานได้อย่างถูกต้องแม่นยำเช่นการเลือกหลักสูตรการฝึกอบรม ก็สามารถจัดทำได้ตรงกับความเหมาะสมของพนักงาน ทำให้องค์นั้นไม่สูญเสียค่าใช้จ่ายในการพัฒนาพนักงานเพราะไม่ตรงกับวัตถุประสงค์ขององค์กร ทำให้ได้ประโยชน์จากการพัฒนาพนักงานโดยแท้จริง สำหรับวัตถุประสงค์ของการประเมิน 360 องศานี้นั้นมีอยู่ด้วยกัน 5 ข้อดังต่อไปนี้

1. เพื่อวัดและประเมินผลพนักงานให้มีความโปร่งใส ชัดเจน และมีความถูกต้องแม่นยำ
2. นำผลที่ได้มาใช้ต่อยอดในการพัฒนาศักยภาพของพนักงาน เช่นการจัดฝึกอบรม หรือการกำหนดค่าตอบแทนในรูปแบบต่าง ๆ เช่น โบนัส หรือคอมมิชชั่น เป็นต้น
3. สร้างกลไกการทำงานให้มีระบบการทำงานที่เกื้อกูลซึ่งกันและช่วยเหลือซึ่งกันและกัน มุ่งไปสู่การทำงานเป็นทีม (Teamwork) อย่างเป็นรูปธรรม ลดข้อขัดแย้งในการทำงาน
4. สร้างกลไกการสื่อสารแบบสองทาง ทั้งภายในส่วนงาน ภายนอกส่วนงาน และภายนอกบริษัท ทำให้ขจัดข้อขัดแย้ง หรือความไม่พึงพอใจต่อการทำงานของพนักงาน
5. สามารถนำมาสร้างกลไกการค้นหา พนักงานดีเด่น Employee of The Year หรือค้นหาพนักงานที่เป็นดาวเด่นเพื่อการโปรโมท เพื่อเป็นกลไกการสร้างแรงจูงใจหรือสร้างแรงกระตุ้นให้พนักงาน

เกณฑ์การประเมินคือมาตรฐานที่จะต้องนำมาใช้เพื่อทำให้การประเมินมีประสิทธิภาพ ซึ่งหลักเกณฑ์ที่เป็นพื้นฐานในการประเมินนั้น มีหลักที่ต้องถูกนำมาใช้ทั้งหมด 6 ข้อ เพื่อให้ผู้จัดการเข้าใจเป็นแนวทางที่ต้องนำมาใช้ในการประเมินผลพนักงานนั่นเอง

ข้อที่ 1) ข้อมูลการประเมินต้องละเอียดแม่นยำ

ผู้จัดการต้องมีแนวทางในการเก็บรวบรวมข้อมูล เพื่อนำมาประมวลผลการปฏิบัติงานของพนักงาน จึงทำให้ได้ผลลัพธ์ที่มีความถูกต้อง แม่นยำ และโปร่งใสที่สุดในขณะนี้ ทำให้มีความยอมรับการประเมินกันในวงกว้างของพนักงาน

ข้อที่ 2) การประมวลผลการประเมินได้ผลลัพธ์ที่รวดเร็ว

ในการประมวลผล ผู้จัดการจำเป็นต้องใช้เครื่องมือในการประมวลผล เพื่อทำให้ได้ผลลัพธ์ที่รวดเร็ว เพราะยิ่งได้ผลลัพธ์ที่เร็วมากเท่าไหร่จะทให้ได้แนวทางในการพัฒนาพนักงานมากเท่านั้น

ข้อที่ 3) กระบวนการประเมินพนักงานที่ง่ายไม่ซับซ้อน

ขั้นตอนการประเมินถูกออกแบบให้มีความง่าย ทั้งการเข้าถึงการประเมิน  สามารถทำความเข้าใจด้วยตนเองทั้งผู้ประเมินและผู้ถูกประเมิน  เพื่อลดความผิดพลาดใด ๆ ที่จะเกิดขึ้นในการประเมินพนักงาน และพนักงานบางคนอาจรู้สึกเบื่อหน่ายต่อระบบประเมินผลการทำงานที่ยุ่งยากซับซ้อนทำให้ไม่เต็มใจที่จะทำการประเมิน

ข้อที่4) ข้อมูลการประเมินพนักงานต้องถูกเก็บรักษาเป็นความลับ

ข้อมูลส่วนตัวของพนักงานและการประเมินของผู้จัดการจะต้องถูกเก็บไว้เป็นความลับ โดยพนักงานแต่ละคนจะไม่เห็นการประเมินของผู้จัดการซึ่งเป็นผู้ประเมินหรือผู้ประเมินก็จะไม่ทราบว่าใครเป็นผู้ประเมินบ้าง เพราะเป็นการประเมินแบบ 360 องศาและที่สำคัญคือเพื่อหลีกเลี่ยงการมีข้อขัดแย้งในการทำงาน (Conflicts in Management)

ข้อที่5) มีความเป็นส่วนตัว

เพื่อเป็นการทำงานที่โปร่งใสในการจัดการฐานข้อมูล ต้องมีการกำหนดถึงขอบเขตการเข้าถึงข้อมูลของผู้จัดการและพนักงาน ซึ่งคนที่ไม่เกี่ยวข้องต้องไม่รับรู้ถึงข้อมูลเหล่านี้ ก็จะทำให้ได้ประสิทธิภาพของการประเมินสูงสุด มีความโปร่งใส  เพราะการประเมินเป็นเรื่องของแต่ละคน

ข้อที่6) มีการเก็บข้อมูลและประมวลผลด้วยคอมพิวเตอร์

ด้วยระบบจัดการกับฐานข้อมูลผ่านคอมพิวเตอร์ จะทำให้สามารถเก็บรวบรวมและประมวลผลข้อมูลได้อย่างรวดเร็วและมีประสิทธิภาพ  ทำให้เป็นองค์ประกอบที่สำคัญในการตัดสินใจของผู้บริหารในทุก ๆ ด้าน เช่น การปรับเงินเดือน การเลื่อนตำแหน่ง การกำหนดผลตอบแทนต่างๆ เช่น โบนัส คอมมิชชั่น อีกทั้งยังสามารถกำหนดแนวทางการพัฒนาศักยภาพของพนักงานในด้านต่าง ๆ สามารถนำผลที่ได้มาใช้ประกอบ การออกแบบการฝึกอบรมสัมมนาพนักงาน ได้อย่างมีประสิทธิภาพ

สำหรับเทคนิคการประเมิน ผู้จัดการอัจฉริยะจำเป็นต้องเตรียมตัวเป็นอย่างดี เพราะการประเมินพนักงานเป็นเรื่องละเอียดอ่อน ผู้จัดการอัจฉริยะจำเป็นต้องเข้าใจ 8 เทคนิคในการประเมินการทำงานของพนักงานให้ได้รับการยอมรับจากพนักงาน

1. การเตรียมการการประเมินพนักงาน

มีการเตรียมแบบฟอร์มในการประเมินให้พร้อมและกำหนดวันที่จะใช้ในการประเมิน

2. สื่อสารสองทางระหว่างผู้จัดการและพนักงาน

กระตุ้นให้มีการสื่อสารสองทางเพื่อแลกเปลี่ยนมุมมองของผู้จัดการและพนักงานในการประเมิน

3. ตั้งใจฟังซึ่งกันและกัน

ในการสื่อสาร ผู้จัดการจำเป็นที่จะต้องตั้งใจฟังในประเด็นต่าง ๆ โดยเฉพาะในประเด็นที่มีความคิดเห็นต่าง ระหว่างพนักงานและผู้จัดการ ในทางกลลับกันพนักงานที่เป็นผู้ถูกประเมินก็ต้องตั้งใจฟังมุมมองของผู้จัดการเช่นกัน

4. ท่าทีที่เป็นมิตรในการสื่อสาร

ทั้งผู้จัดการและพนักงานจำเป็นที่ผู้จัดการจะต้องมีท่าทางการแสดงออกที่เป็นมิตรทั้งการพูด การสื่อสาร ทั้งภาษากายที่แสดงออกมาทำให้ผู้จัดการและพนักงานไม่รู้สึกกดดันในระหว่างการประ เมิน

5. ให้ข้อมูลย้อนกลับแบบซื่อสัตย์และจริงใจ

การไม่ลำเอียงต่อข้อมูลที่ผู้จัดการจะให้ข้อมูลย้อนกลับ Feedback ต่อพนักงานเป็นสิ่งที่ดีที่สุดถ้าเป็นการFeedbackที่ซื่อสัตย์และจริงใจ เพราะจะทำให้เกิดการยอมรับการประเมินผลการทำงานจากผู้จัดการ ว่าไม่มีความลำเอียง

6. กำหนดวัตถุประสงค์ในการประเมินชัดเจน

ในการประชุมจำเป็นต้องมีการกำหนดเป้าหมาย อธิบายเป้าหมายที่ชัดเจนในการประเมิน ความคาดหวังและผลลัพธ์ที่ได้จะนำไปใช้เพื่อทำอะไร เพื่อให้ทั้งสองฝ่ายมีความเข้าใจกันเป็นอย่างดี

7. จัดทำเป็นเอกสารการประเมินพนักงาน

เพื่อเป็นการขจัดความสับสนหรือความไม่เข้าใจกัน ในการประเมินหรือการประชุมจำเป็นต้องมีการจัดทำเอกสารหรือเป็นบันทึกการประชุมเพื่อให้สามารถติดตามงานในช่วงเวลาต่อไปได้

8. ฝึกหัดหรือทำความเข้าใจก่อนการประเมินพนักงาน

การประเมินไม่ได้ทำกันบ่อย เช่นปีละครั้งหรือสองครั้ง การฝึกหัดซักซ้อมเป็นความจำเป็นอย่างยิ่งที่ผู้จัดการต้องทำความเข้าใจก่อนการประเมินพนักงานทุกครั้ง เพราะในปีหนึ่ง ๆ เมื่อประเมินการทำงานพนักงานไปแล้วจะแก้ไขไม่ได้ ต้องรอในปีถัดไป ซึ่งอาจทำให้พนักงานไม่พอใจถ้าได้ผลการประเมินที่ไม่ดี

การประเมินจะไม่เป็นเรื่องที่น่าปวดหัวอีกต่อไป ถ้านำระบบการประเมินที่ชัดเจนมาใช้ บางแห่งในต่างประเทศจะใช้คนกลางเป็นตัวช่วยที่สำคัญในการประเมินทำให้ลดแรงกดดันระหว่างพนักงานและผู้จัดการ ซึ่งในทางปฏิบัติการประเมินพนักงานที่ดีที่สุดคือการประเมินพนักงานด้วยตัวผู้จัดการเองจะดีที่สุด เพราะผลที่ได้ตามมาก็คือการได้ช่วยเหลือกันในการทำงาน เพราะมีวทีในการสื่อสารกันมากขึ้น

แต่ผลของการประเมินจะเป็นเช่นไร ขอฝากไว้ว่าก็ขอให้ค่อยที ค่อยอาศัย ขอให้ใจเย็น เอางานที่เป็นเป้าหมายของความสำเร็จเป็นที่ตั้ง มิฉะนั้นจะเดือดร้อนกันไปทั่วเพราะความไม่พอใจของผู้จัดการและพนักงาน ขอให้คิดว่าการทำงานก็เหมือนญาติมิตร หยิกเล็บก็เจ็บเนื้อ ไม่พอใจกันก็จะส่งผลแต่เสียหายนะ..จะบอกให้

-ผู้จัดการอัจฉริยะ: The Super Manager!