เทคนิคการสื่อสารภายในองค์กร อย่างนี้ ได้ดีทั้งองค์กร

ดร.สุรชัย โฆษิตบวรชัย

หัวใจสำคัญที่สุดในการทำงานหรือการอยู่ร่วมกัน คือ การสื่อสาร เพราะการสื่อสารที่ดีจะเป็นเครื่องมือในการประสานงาน ทำงานเป็นทีม  และเมื่อไรก็ตามที่องค์กรมีการสื่อสารที่ดีก็ทำให้พนักงานมีความเข้าใจซึ่งกันและกัน แต่ถ้าพนักงานสื่อสารไม่ดี ไม่มีเทคนิคการสื่อสารที่ดี ก็จะทำให้การติดต่องานมีอุปสรรค งานไม่รื่นไหล การทำงานก็มีปัญหา ไปต่อไม่ได้  การสื่อสารจึงเป็นเรื่องสำคัญในททุกองค์กรไม่ว่าพนักงานคนนั้นจะทำงานอะไร หรือทำงานในตำแหน่งไหนก็ตาม ก็ต้องใช้เทคนิคในการสื่อสารที่ดี หลายคนมักเข้าใจผิดคิดว่าการที่ตนเองพูดได้ ฟังได้ ก็คือว่าเป็นการสื่อสารที่ดี แต่ความเป็นจริงคำว่าการสื่อสารที่ดี มีความหมายวถึงการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพ และเมื่อไรก็ตามที่พนักงานทุกคนมีการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพจะทำให้สังคมการทำงานมีความเข้าใจซึ่งกันและกัน ช่วยเหลือกันเป็นอย่างดี และมี เทคนิคการประสานงานเป็นอย่างดี และที่มากไปกว่านั้นคือเทคนิคการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพนำไปสู่การมีมิตรภาพที่ดีในการทำงาน ส่งผลให้งานต่างๆ เคลื่อนไปข้างหน้า ประสบความสำเร็จเพราะต่างคนต่างพร้อมใจกันทำงานถึงแม้งานจะยากสักเพียงใด ในการสำรวจการทำงานของพนักงานในปี 2021 ของ Gallup Study พบว่าพนักงานที่เห็นด้วยเป็นอย่างยิ่งว่ามีการสื่อสารแบบเปิดในทุกระดับของการทำงานขององค์กร มีเพียง 17% เท่านั้น แสดงว่าพนักงานยอมรับว่าองค์กรของตนเองยังไม่เปิดกว้างต่อการสื่อสารแบบเปิด ทำให้อาจเป็นสาเหตุให้ผลผลิตในการทำงานไม่ดีเท่าที่ควร ผู้จัดการหรือผู้บริหารจึงจำเป็นต้องให้ความสำคัญกับปัญหาเรื่องการสื่อสารภายในองค์กร ถ้าต้องการให้การทำงานบรรลุเป้าหมายหรืออยู่ในสถานการณ์ที่ดีขึ้นนั่นเอง

ในทางปฏิบัติ พบว่าผู้จัดการหรือผู้บริหารรวมถึงพนักงานหลายคนต่างทราบดีว่าองค์กรของตนเองมีปัญหาเรื่องการสื่อสาร แต่ไม่ทราบว่าจะแก้ไขอย่างไร ใน หลักสูตรอบรมเทคนิคการสื่อสารอย่างมีประสิทธิภาพ จะเน้นการสร้างกลไกการสื่อสารที่ทำให้ทุกคนตระหนักรู้ถึงความสำคัญของการสื่อสาร เห็นคุณค่าที่ได้รับจากการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพ และเต็มใจที่จะลดช่องว่างจากตนเอง ที่เป็นต้นเหตุปัญหาของการสื่อสารภายในองค์กรนั่นเอง การสื่อสารที่ดีจึงต้องเริ่มต้นจากตัวเองก่อนเสมอ ไม่ต้องรอให้คนอื่นมีการสื่อสารที่เปลี่ยนแปลงก่อนแล้วตนเองจึงค่อยคิดจะเปลี่ยนแปลง ดังนั้นผู้จัดการ ผู้บริหารและผู้จัดการทุกคนต้องเข้าใจกลไกการสื่อสารที่ดีไปพร้อม ๆ กัน คือการเริ่มต้นเข้าใจและยอมเปลี่ยนแปลง และมีเทตนิคการสื่อสารที่ดีทำไปเรื่อย ๆ จะเกิดวัฒนธรรมการสื่อสารใหม่ภายในองค์กร 8 เทคนิควิธีต่อไปนี้ จะเป็นจุดเริ่มต้นของการสื่อสารที่ดี ทำให้ลดช่องว่างในการสื่อสาร เหมาะสำหรับใครก็ตามที่เป็นผู้จัดการ ผู้บริหารหรือพนักงานทั่วไป สามารถนำ 8 เทคนิควิธีนี้ไปใช้ในการสื่อสารได้ทันทีมีดังนี้

“หลักสูตรอบรม เทคนิคการสื่อสารเพื่อผลสำเร็จ”

1.การสื่อสารที่ดีต้องสร้างความไว้วางใจซื่อกันและกัน

ความไว้วางใจเป็นบันไดก้าวแรกของการสื่อสารที่ดี การวางใจจะเป็นแรงจูงใจสำคัญที่ดีที่สุดให้พนักงานทุกคนที่ต้องสื่อสารได้รับการยอมรับ เพราะเมื่อใดก็ตามที่พนักงานทุกคนรู้สึกศรัทธา วางใจ ซึ่งกันและกัน ก็จะเกิดความเชื่อมั่นและอยากทำงานเป็นทีมด้วยทันที ในความเป็นจริงเรื่องการสร้างความไว้วางใจฟังดูแล้วเหมือนเป็นเรื่องง่าย ๆ เป็นคำพื้น ๆ ที่ทุกนคนมักพูดกัน โดยเฉพาะการทำงานเป็นทีม แต่ในทางปฏิบัติเป็นหน้าที่ของผู้จัดการหรือผู้บริหารที่ต้องทะลายกำแพงอุปสรรคของการไม่เข้าใจกัน ซึ่งเป็นความท้าทายอย่างยิ่งของการสื่อสารภายในองค์กร แต่ก็ขอให้เข้าใจว่าเมื่อไรก็ตามที่ทุกคนสามารถสร้างความไว้วางใจให้เกิดขึ้น การสื่อสารก็จะเป็นการสื่อสารแบบเปิด พูดคุยกันได้ทุกเรื่อง การทำงานไม่มีการระแวงกัน ความช่วยเหลือ การทำงานเป็นทีมก็เกิดขึ้นทันที

2.การสื่อสารที่ดีเริ่มต้นจากการสร้างความสัมพันธ์ซึ่งกันและกัน

เมื่อไรก็ตามที่คนสื่อสารมีความสัมพันธ์ที่ดีต่อกัน ก็จะทำให้การทำงานเป็นแบบประสานงานที่ร่วมแรงร่วมใจ ส่งผลให้การทำงานเคลื่อนไปข้างหน้าอย่างเป็นรูปธรรมถึงแม้งานบางงานจะมีปัญหาก็ตาม ในการทำงานที่เปิดใจกว้าง ทำให้ได้ประสิทธิผลที่ดี จะมาจากการที่พนักงานทุกคนมองข้ามความขัดแย้งที่เกิดขึ้น ในบางองค์กรมีการบริหารข้อขัดแย้งในการทำงาน ด้วยการคำนึงถึงความสัมพันธ์ระหว่างกันเป็นที่ตั้ง ในทางปฏิบัตินั้น หลักการสร้างความสัมพันธ์เพื่อสร้างการสื่อสารที่ดีควรจะเริ่มต้นตั้งแต่พนักงานใหม่เข้ามาทำงานในวันแรก ซึ่งเป็นจุดเริ่มต้นของการสร้างกลไกรการสื่อสารที่ดีระหว่างกัน เช่น เมื่อพนักงานมาทำงานในวันแรกและผู้จัดการชวนพนักงานใหม่และพนักงานในทีมงานไปทานข้าวนอกเวลางานเพื่อทำการต้อนรับ การสื่อสารในวันนั้นก็ควรมีรูปแบบการสื่อสารในเรื่องทั่วไป เช่นความสนใจของพนักงานแต่ละคนมากกว่าการคุยแต่เรื่องงาน ตามงาน ปัญหาในงาน เป็นต้น  การสื่อสารที่ดีนั้น ยังมีองค์ประกอบนอกจากการใช้คำพูด แต่ยังต้องคำนึงถึงกิริยาท่างหรือภาษากาย เพราะมีความสำคัญไม่แพ้กันในการสร้างความสัมพันธ์ระหว่างการสื่อสาร การสื่อสารที่มีประสิทธิภาพต้องมีทั้งคำพูดและภาษากายคือท่าทางที่เป็นมิตรระหว่างกันเป็นองค์ประกอบหลักด้วยเช่นกัน

3.ต้องมีเวลาพบกันระหว่างพนักงานให้สม่ำเสมอ

ครอบครัวบางครอบครัวส่วนใหญ่ใช้วันอาทิตย์เป็นวันครอบครัว เพื่อเป็นการเปิดโอกาสให้มีช่องทางในการสื่อสารซึ่งกันและกัน หรือในการบริหารงานแบบญี่ปุ่นก็จะให้ความสำคัญเรื่องการพบปะ พูดคุยกัน เช่น ในทุกเช้าในแต่ละแผนกจะมีการประชุมกลุ่มย่อย ทำให้มีการแลกเปลี่ยนการสื่อสารด้วยการ พูดคุยกันในเรื่องงาน สื่อสารเรื่องคุณค่าขององค์กร หรือทบทวนปัญหาการทำงานที่เกิดขึ้น เพื่อให้มีการสื่อสารที่ช่วยกันคิดวิธีการแก้ไข และสื่อสารแนวทางการทำงานในวันนี้ เพื่อเป็นการสร้างแผนงานในการทำงาน

ในการบริหารงานแบบญี่ปุ่นอีกอย่างที่ใช้การสื่อสารเป็นเครื่องมือในการขับเคลื่อนคือ ให้ผู้บริหารลงไปพบพนักงานทุก ๆ เช้าก่อนเริ่มงาน เรียกว่าเป็นการบริหารแบบ Management by Walking ซึ่งมีความหมายว่า ผู้จัดการจะลงไปสำรวจหน้างานและพบปะกับพนักงานในทีมงานของเขา ทำการสื่อสารที่จำเป็น เพื่อลดช่องว่างระหว่าง

ผู้จัดการและพนักงานนั่นเอง หรือในบางองค์กรมีการให้พบกันเป็นการส่วนตัวระหว่างผู้จัดการและพนักงาน เพื่อทำการทบทวน ให้การช่วยเหลือ สนับสนุนและมีการแลกเปลี่ยนมุมมองในการทำงานร่วมกัน หรือในบางสำนักงานมีการจัดพื้นที่ให้สนทนากันง่ายขึ้น เช่นมีมุมดื่มกาแฟร่วมกันเพื่อเปิดโอกาสให้พูดคุยกันนั่นเอง ทั้งหมดนี้เป็นวิธีการกระตุ้นให้มีการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพในการทำงานนั่นเอง

หลักสูตรอบรม เทคนิคการสื่อสารภายในองค์กร

4.ตั้งใจฟังเสียงซึ่งกันและกันอย่างจริงจัง

มีผู้จัดการและพนักงานหลายคนเข้าใจผิดคิดว่าเป้าหมายหลักของการสื่อสารที่ดีคือการที่ผู้จัดการหรือพนักงานสื่อสารด้วยคำพูดข้อความของตนเองออกไป ให้พนักงานคนอื่นฟัง เป็นอันจบกระบวนการสื่อสารของตนเอง แต่ความเป็นจริงเทคนิคการสื่อสารที่ดีคือการสื่อสารแบบสองทาง มีทั้งพูดและฟัง สลับกันไป เพราะเมื่อใดก็ตามที่คนพูดให้ความสนใจแค่เนื้อหาของตนเองโดยไม่สนใจที่จะฟังคนอื่นกำลังพูด ก็จะทำให้เกิดความเข้าใจผิดในเรื่องของเนื้อหาที่จะสื่อสาร เพราะไม่รู้ว่าคนฟังต้องการอะไรกันแน่ เพราะผู้สื่อสารมัวแต่สื่อสารออกไปทางเดียว เป็นเหตุให้เกิดปัญหาการสื่อสารตามมา ข้อดีของการฟังคือการให้เกียรติคนพูด เป็นการแสดงว่าเราสนใจในสิ่งที่คนอื่นกำลังสนทนา การฝึกทักษะการสื่อสารแบบสองทาง ด้วยการกระตุ้นให้ตนเองเกิดการฟังอย่างตั้งใจ คือ การฝึกหัดการใช้คำถามเพื่อให้คนสื่อสารด้วย พยายามสื่อสารความชัดเจน และตนเองก็ตั้งใจฟังโดยเฉพาะในเรื่องบางเรื่องที่ตนเองสงสัย การถามจะทำให้คนที่สนทนาด้วยรู้สึกได้ถึงความตั้งใจของคนสื่อสารที่มีต่อคนพูดนั่นเอง การฟังยังช่วยลดช่องว่างที่เกิดขึ้นระหว่างคนพูดและคนฟังอีกด้วย

5.การสื่อสารที่ดีต้องหลีกเลี่ยงการคิดไปเอง

ในการสนทนาภายในองค์กร พนักงานบางคนสื่อสารได้เป็นอย่างดี ให้ข้อมูลครบถ้วน แต่คนส่วนใหญ่สื่อสารเพียงบางส่วน ทำให้ขาดความเข้าใจที่แท้จริง เป็นต้นเหตุของกำแพงการสื่อสารระหว่างคนพูดและคนฟัง เมื่อคนฟังไม่ได้รับข้อมูลที่เพียงพอ รวมกับสิ่งที่คนฟังคิดไปเองว่าคนพูดกำลังสื่อสารเรื่องใดออกมา ซึ่งมักไม่ถูกต้องในเนื้อหาและความเข้าใจในจุดประสงค์ของการสื่อสาร ทำให้เกิดผลเสียตามมาคือไม่ได้ผลลัพธ์ตามที่คนพูดพยายามที่จะสื่อสาร เพราะเข้าใจเนื้อหาที่ผิดไป เพราะฉะนั้นการสื่อสารที่ดีต้องหลีกเลี่ยงเหตุแห่งความเข้าใจผิดคือการคิดไปเอง ดังนั้นคนฟังต้องไม่คิดไปเองในสิ่งที่คนพูดกำลังพูด เทคนิคการขจัดคามสับสนคือการกระตุ้นให้ผู้อื่นพยายามที่แบ่งปันข้อมูลให้มากที่สุด พูดออกมามากที่สุด ลดการคิดไปเองในตนเองให้มากที่สุด เพื่อขจัดความเข้าใจผิดจากการคิดไปเองนั่นเอง

6.เข้าจุดอ่อน จุดแข็งในการสื่อสารของแต่ละคน

เป็นธรรมชาติของการอยู่ร่วมกันของคนทุกคน คือต่างคนต่างมีจุดอ่อนและจุดแข็งในการทำงานทั้งสิ้น และคนส่วนใหญ่มักมองเห็นแต่จุดอ่อนของคนอื่น มากกว่าการมองเห็นจุดแข็ง แต่เมื่อมองตนเอง ก็จะมองเห็นแต่จุดแข็ง แต่มองหม่เห็นจุดอ่อนของตัวเอง ทำให้การสื่อสารระหว่างกันมีปัญหาหรือเป็นการสื่อสารที่ไม่มีประสิทธิภาพดีพอ เป็นความจริงของสังคมการทำงานที่หลายคนมักด้อยค่าคนอื่น ด้วยการมองแต่จุดอ่อนที่มี นำจุดอ่อนมาต่อว่าบ้าง การสื่อสารที่มีประสิทธิภาพจำเป็นที่คนทุกคนต้องมองเห็นจุดอ่อนของคนอื่นเป็นเรื่องธรรมดา ต้องยอมรับในจุดอ่อนที่แต่ละคนมีโดยพยายามมองจุดแข็งของพวกเขามาทดแทนจุดอ่อนและนำจุดแข็งเหล่านั้นมาใช้ในการสื่อสารมากกว่านำจุดอ่อนมาเป็นเรื่องที่ใช้ในการสื่อสา ถ้าคนทุกคนคิดได้เช่นนี้ก็จะทำให้การสื่อสารภายในองค์กรจะถูกพัฒนาดีขึ้นอย่างช้า ๆ จนสุดท้าย ก็จะถูกพัฒนาเป็นสังคมการสื่อสารที่เกื้อหนุน ช่วยเหลือกัน มีความคิดเชิงบวกในการทำงาน ส่งผลให้ตนเองและองค์กรก้าวหน้า

7.ทำความเข้าใจรูปแบบการสื่อสารซึ่งกันและกัน

รูปแบบการสื่อสารเป็นองค์ประกอบที่สำคัญในการติดต่อกันและกัน เช่นพนักงานคนบางคนสื่อสารแบบตรงไปตรงมา คนบางคนสื่อสารแบบสุภาพ ทั้ง ๆ ที่พนักงานทั้งสองคนนี้มีจิตใจที่ดี แต่คนที่รับฟัง อาจเข้าใจผิดคิดว่าคนที่สื่อสารแบบตรงไปตรงมามีนิสัยที่หยาบกระด้าง ทำให้เป็นจุดเริ่มต้นของข้อขัดแย้งในการสื่อสารได้ การเรียนรู้เรื่องการสื่อสาร จำเป็นต้องเข้าใจถึงรูปแบบการแสดงออกของคนในแต่ละประเภทส่งผลถึงการสื่อสารออกมาเช่นกัน ความเข้าใจในลักษณะการสื่อสารของคนแต่ละคน เป็นเสมือนเครื่องมือที่ช่วยทำให้การสื่อสารมีประสิทธิภาพ มีความก้าวหน้า เข้าใจกัน ทำให้คนที่ต้องสื่อสารด้วยมองข้ามความแตกต่างของลักษณะการสื่อสารไป โดยจะให้ความสำคัญกับผลลัพธ์ที่ได้มากกว่า ทำให้ลดข้อขัดแย้งภายในองค์กรขึ้นทันที

8.สื่อสารด้วยน้ำเสียงที่น่าฟัง

คนทุกคนไม่ชอบความรุนแรง การสื่อสารที่มีน้ำเสียงเคร่งขรึมหรือน้ำเสียงที่ทำให้คนฟังไม่รื่นหูก็จะเป็นจุดเริ่มต้นของปัญหาเรื่องการสื่อสารที่ตามมา การปรับโทนเสียงให้มีความเหมาะสมกับคนฟัง จะส่งผลถึงประสิทธิภาพของการสื่อสาร ทำให้คนฟังรู้สึกดีต่อคนพูด ผลที่ตามมาคือเป็นการลดช่องว่างของการสื่อสารลงได้ น้ำเสียงของการสื่อสารจะมีผลต่อความรู้สึกต่อคนพูดถึง 37 เปอร์เซ็นต์ ซึ่งมากกว่าเนื้อหาที่ถูกสื่อสารออกไป แสดงว่า คนฟังจะสัมผัสได้ต่อความรู้สึกของคนพูด และจะทำให้ตนเองสนใจต่อการสนทนาหรือไม่ ก็ขึ้นกับคุณภาพของน้ำเสียงของคนที่สื่อสารออกไปนั่นเอง

ปัญหาอันดับหนึ่งในการบริหารจัดการพนักงานภายในองค์กร คือ ปัญหาที่มมาจากการสื่อสาร ถ้าองค์กรใด สามารถที่จะขจัด หรือลดปัญหาการสื่อสารลงได้ เท่ากับผลผลิตสามารถเพิ่มได้ทันที เรื่องง่าย ๆ เช่นนี้แต่ในความจริงปัญหาเรื่องการสื่อสารคนหลายคนมักคิดว่าแก้ไม่ได้ หรือยากต่อการแก้ไข ก็ของให้เริ่มต้นเทคนิคการสื่อสารภายในองค์กร จากตนเองไปสู่ผู้อื่น คือเมื่อตนเองเริ่มเปลี่ยน คนรอบข้างก็จะเปลี่ยนตาม ทุกคนจะมีความสุขในการอยู่รวมกันเป็นทีม มีการสื่อสารที่ดี เท่านี้ ก็มีความสุขในการทำงานมากมาย..ทำซะ..รอไร

หลักสูตรอบรมเทคนิคการสื่อสารภายในเพื่อผลสำเร็จ,คอร์สอบรมทักษะการสื่อสารภายในองค์กร