ขั้นตอนการสัมภาษณ์งาน เป็น ขั้นตอนพื้นฐานของกระบวนการสรรหาพนักงาน เพื่อให้ได้พนักงานที่ใช่ ได้พนักงานที่ชอบ เข้ามาทำงานให้กับองค์กร ความสำเร็จในการสัมภาษณ์งานมีหลายแง่มุม แต่เป้าหมายเดียวกัน คือได้คนที่ใช่ ให้มาทำงานเพื่อพัฒนาองค์กรต่อไป การสัมภาษณ์งานจึงเป็นกุญแจสู่ความสำเร็จในการสรรหาพนักงานให้กับทุกองค์กร 

10 ขั้นตอน การสัมภาษณ์งานให้ได้พนักงานที่ใช่ ใน ปี 2024

ดร.สุรชัย โฆษิตบวรชัย

พนักงานที่ดี ย่อมส่งผลถึงความสำเร็จให้องค์กร การสรรหาคนที่ดี คนที่ใช่จึงเป็นเรื่องจำเป็นของผู้จัดการที่จะสรรหาคนที่เหมาะสมมากที่สุดเข้ามาทำงาน แต่การสรรหาพนักงานให้ทำงานกับองค์กร เป็นเรื่องน่าปวดหัวของผู้จัดการหลายคนที่จะเลือกคนที่ใช่ ได้คนที่ชอบ ตอบโจทย์การทำงาน ผู้จัดการทั้งหลายจึงมักมีคำบ่นว่า รับพนักงานมา ทำงานไม่ได้ดั่งใจ ทั้ง ๆ ที่ตอนสัมภาษณ์งาน ผู้สมัครงาน ก็มักจะตอบรับว่า ทำงานได้ทุกอย่างตามที่ผู้จัดการต้องการให้ทำ ตัวอย่างการสัมภาษณ์งาน ผู้จัดการก็มักจะมีคำถามว่า

+ ผู้จัดการ: น้องทำงานได้หลายอย่างไหม?

+ คำตอบยอดนิยมของผู้สมัครงานก็คือ “ได้ครับ/คะ”

+ ผู้จัดการ: น้องยินดีที่จะทำงานหนักไหม?

+ คำตอบยอดนิยมของผู้สมัครงานก็คือ “ยินดีครับ/คะ”

ถ้ากระบวนการสัมภาษณ์งานเพื่อรับพนักงานใหม่ที่ไม่ดีพอ ก็อยากบอกผู้จัดการว่า..อย่าพึ่งรีบเชื่อในสิ่งที่ฟังในขณะสัมภาษณ์งาน เพราะหลังจากนั้น เวลาพนักงานเข้ามาทำงานก็จะมีข้ออ้างต่าง ๆ นานา ที่จะไม่อยากทำงานหนัก หรือ ทำงานไม่ได้ตามความต้องการของผู้จัดการที่กำหนดไว้ พนักบางคนเป็นไปมากกว่านั้นอีกคือมีทัศนคติที่ไม่ดีอีก สร้างปัญหามากมายให้กับองค์กร เพราะได้คนที่ไม่เหมาะสมเข้ามาทำงานแทนที่จะมาช่วยงาน กับมาสร้างปัญหาให้องค์กร กลายเป็นเรื่องปวดหัวของผู้จัดการมากมาย

ดังนั้นจุดเริ่มต้นที่จะสกัดปัญหาต่าง ๆ ในองค์กร เริ่มต้นจากการสัมภาษณ์งานที่ดี เพราะการสัมภาษณ์งานที่มีประสิทธิภาพมีความสำคัญเนื่องจากช่วยให้ผู้จัดการเลือกบุคคลที่มีคุณสมบัติเหมาะสมที่สุดสำหรับการทำงาน การสร้างบรรยากาศการสัมภาษณ์งานที่เอื้อต่อความสำเร็จในการสัมภาษณ์งาน จะช่วยให้ผู้สมัครงานรู้สึกสบายใจมากขึ้นและกล้าที่จะแสดงออกได้ชัดเจนยิ่งขึ้นในระหว่างการสัมภาษณ์

หลายๆ คนคิดว่าการสัมภาษณ์เป็นโอกาสสำหรับผู้สมัครที่จะนำเสนอตัวเองให้กับผู้จัดการรับเข้าทำงาน แต่ความจริงก็โอกาสของผู้จัดการที่จะสำเสนอความน่าสนใจขององค์กรให้มีต่อผู้สมัครเช่นกัน เพราะผู้จัดการที่มีหน้าที่เป็นผู้สัมภาษณ์จะเป็นตัวแทนของบริษัท เพื่อกลั่นกรองผู้สัมภาษณ์ที่มีคุณสมบัติเหมาะสมเข้ามาทำงานให้กับองค์กร พร้อมกับแนะนำความน่าสนใจขององค์กรให้ผู้สมัครได้รับรู้ การสัมภาษณ์ที่มีประสิทธิภาพจะช่วยผู้จัดการใช้ในการตัดสินใจที่จะรับพนักงารเข้ามาทำงานหรือไม่และช่วยให้ผู้สมัครตัดสินใจว่างานนั้นเหมาะสมกับตนเองในการเข้าทำงานหรือไม่ การทำความเข้าใจทั้งสองฝ่ายจึงเป็นหัวใจสำคัญในการสรรหาพนักงานผ่านการสัมภาษณ์นั่นเอง

การสัมภาษณ์งานยังเป็นโอกาสเปิดโอกาสให้มีการเรียนรู้ผู้สมัครงาน เช่นทำให้ทราบข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับประวัติของผู้สมัครงานผ่านใบสมัครหรือเรซูเม่ การสัมภาษณ์จึงเป็นเครื่องมือในการประเมินบุคลิกภาพของผู้สมัครงาน เพื่อพิจารณาว่าผู้สมัครงานสามารถทำงานร่วมกับทีมงานของผู้จัดการได้ดีหรือไม่ และมีความเหมาะสมที่จะมอบหมายหน้าที่สำคัญให้กับผู้สมัครเมื่อมีโอกาสในการทำงานหรือไม่

10 ขั้นตอน การสัมภาษณ์งานให้ได้พนักงานที่ใช่ ใน ปี 2024

ผู้จัดการจำเป็นต้องมีวิธีการเตรียมตัวและดำเนินการสัมภาษณ์งานอย่างเหมาะสมสามารถช่วยให้ผู้จัดการรวบรวมข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับผู้สมัครและตัดสินใจจ้างงานได้อย่างมีข้อมูลมากขึ้น

การสัมภาษณ์ที่มีประสิทธิภาพ สามารถอธิบายวิธีดำเนินการสัมภาษณ์อย่างมีประสิทธิภาพใน 10 ขั้นตอนที่เป็นเคล็ดลับที่จะช่วยให้ผู้จัดการใช้เป็นแนวทางในการสัมภาษณ์ผู้สมัครดังนี้

1.ทำความคุ้นเคยกับประกาศรับสมัครงาน

เป็นเรื่องจริงของผู้จัดการหลายคนที่มาดูประกาศการรับสมัครงานในขณะสัมภาษณ์งาน ทำให้ไม่มีความพร้อมในการเตรียมคำถามเพื่อสัมภาษณ์งาน ผู้จัดการบางคนอยากได้พนักงานในตำแหน่งต่าง ๆ แต่ไม่ทราบถึงรายละเอียดที่ได้ลงไว้ในคำประกาศการสมัครงาน ทำให้การตั้งคำถามในการสัมภาษณ์งานได้ไม่ดีพอ ผู้จัดการที่มีหน้าที่สัมภาษณ์งานจึงจำเป็นที่จะต้องทำความคุ้นเคยกับประกาศรับสมัครงานของบริษัท อ่านรายละเอียดให้มากที่สุด ซึ่งประกอบไปด้วย คำอธิบายตำแหน่งที่เป็นความคาดหวัง ความรับผิดชอบ และคุณสมบัติที่ผู้สมัครที่ต้องการ การอ้างอิงรายละเอียดตามคำประกาศนี้ เป็นเครื่องมือสำคัญในการเตรียมคำถามเพื่อถามผู้สมัครงาน เช่น ถ้ารายละเอียดของงานเน้นทักษะการแก้ปัญหา คำถามการสมัครงานก็อาจเป็นเช่นนี้

ผู้จัดการ: ขอให้อธิบายถึงวิธีการรับมือกับการแก้ปัญหาที่ไม่คาดคิดมาก่อน?

2.ศึกษาเอกสารการสมัครงานทั้งหมดของผู้สมัคร

ผู้จัดการจำเป็นต้องศึกษาเอกสารสมัครงานทั้งหมดเป็นอย่างดี ก่อนการสัมภาษณ์งาน ไม่ว่าจะเป็นใบสมัครงานประวัติ รูปถ่าย หรือข้อมูลเพิ่มเติม เพื่อทำความเข้าใจข้อมูลเกี่ยวกับผู้สมัคร และจัดทำข้อมูลย่อยหรือประเด็นที่เป็นข้อสังเกต ด้วยการจดบันทึกย่อเพื่อทบทวนเกี่ยวกับ ประวัติ จดหมายสมัครงาน และใบสมัคร เน้นประเด็นสำคัญคือข้อมูลใน เรซูเม่ของพวกเขาที่คุณอาจต้องการเรียนรู้เพิ่มเติม

ในการศึกษาเอกสารสมัครงานต่าง ๆ  เช่นผู้จัดการต้องพิจารณารายละเอียด ที่ผู้สมัครเขียนมาในใบสมัคร เช่นความน่าประทับใจที่สุดเกี่ยวกับเอกสารสมัครงาน เมื่อผู้จัดการสัมภาษณ์ผู้สมัคร ควรกระตุ้นให้ผู้สมัครอธิบายให้ได้มากที่สุด เช่นอธิบบายประวัติผู้สมัครและเนื้อหาในเอกสารสมัครงาน ตามด้วยการสัมภาษณ์แบบเจาะลึกยิ่งขึ้น เป็นวิธีที่จะช่วยให้ผู้จัดการสามารถประเมินความคิด ทัศนคติต่าง ๆ ที่ผู้สมัคร ไม่ว่าจะเป็นเรื่อง จุดอ่อน จุดแข็ง บุคลิกภาพ ความสามารถในการแก้ปัญหา  ทัศนคติ ทักษะด้านมนุษยสัมพันธ์ การทำงานร่วมกับผู้อื่นและความคิดสร้างสรรค์ได้ในระดับหนึ่ง

3.การจัดเตรียมวัสดุและอุปกรณ์

บรรยากาศเป็นเรื่องสำคัญในการสัมภาษณ์งาน องค์กรต่างชาติเช่น ญี่ปุ่นจะจัดห้องสัมภาษณ์เป็นห้องประชุมที่ดูดี ดูสวยงาม มีถ้วยรางวัลตกแต่ง ทำให้เป็นองค์กรน่าเชื่อถือและมีสิ่งอำนายความสะดวกที่พอเพียง เช่นจำนวนเก้าอี้ที่เหมาะสมกับจำนวนคนนั่ง ที่วางสัมภาระของผู้สมัครและโต๊ะสัมภาษณ์มีพื้นที่ใหญ่เพียงพอสำหรับขั้นตอนการสัมภาษณ์ ไม่อึดอัด วางเอกสารได้ โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากต้องเป็นส่วนหนึ่งของคณะกรรมการสัมภาษณ์ ควรมีสำเนาเรซูเม่ เอกสารการสมัครงานสำหรับกรรมการทุกคน และมีอุปกรณ์จำเป็นพื้นฐานเช่น ปากกา และสมุดจดสำหรับจดบันทึกจะเป็นประโยชน์ หากต้องมีอุปกรณ์ที่ต้องใช้ในการทดสอบผู้สมัครเช่นการพิมพ์เอกสาร ก็ต้องเตรียมอุปกรณ์ที่เหมาะสม จัดวางให้เป็นระเบียบ ไม่เกิดอุบัติเหตุ หรือไม่เกะกะ รกหู รกตา ให้ผู้สมัครรู้สึกว่าที่ทำงานอึดอัด ไม่อยากทำงานที่นี่

4.จัดให้มีสภาพแวดล้อมที่เหมาะสมต่อการเข้ามาทำงาน

ในการสัมภาษณ์งานบางแห่ง ผู้สมัครต้องเดินผ่านพื้นที่ทำงานของพนักงานที่ทำงานอยู่แล้ว ถ้าบรรยากาศในสถานที่ทำงานไม่น่าทำงาน เช่น มืดบ้าง อับชื้นบ้าง ผู้สมัครที่เข้ารับการสัมภาษณ์บางคน อาจวิตกกังวลว่าตนเองได้เข้ามาทำงานต้องอยู่ในบรรยากาศเช่นนี้ ตนเองจะทำงานเป็นเช่นไร

ในงานวิจัยเรื่องการสร้างความผูกพันธ์กับพนักงาน หรือที่เรียกว่า Employee Engagement Survey พบว่าบรรยากาศการทำงานจะส่งผลให้พนักงานอยากทำงานให้บริษัท บรรยากาศในการทำงานไม่เพียงแค่ความสวยงามของสำนักงานแต่ยังรวมถึงความอบอุ่นที่พนักงานมีให้ต่อกัน เช่นในหลายองค์กรมีการเชิญให้ผู้สมัครเข้ามาสัมภาษณ์ และเมื่อผู้สมัครเข้ามาถึงบริษัท สอบถามเรื่องการสัมภาษณ์งาน ปราฏว่าไม่มีใครทราบรายละเอียดต่าง ๆ ในการสัมภาษณ์ ไม่ทราบว่าต้องนั่งรอที่ไหน ต้องทำไรบ้าง ไม่ทราบว่าห้องประชุมไหนที่จะใช้ในการสัมภาษณ์ ใครเป็นผู้สัมภาษณ์ ในการสัมภาษณ์งาน

ปัญหานี้เกิดขึ้นไม่น้อยในองค์กรต่าง ๆ เพราะพนักงานบางคนอาจไม่ให้ความสำคัญกับคนมาสมัครงานแต่จะให้ความสำคัญกับคนที่ทำงานแล้ว ทำให้พนักงานที่อยู่เดิมหลายคนมองข้ามเรื่องการเตรียมการในการสัมภาษณ์ ทำให้พลาดโอกาสได้คนดี ๆ เข้ามาทำงานให้องค์กรอย่างน่าเสียดาย

ในขั้นตอนการสัมภาษณ์งานเพื่อรับพนักงานนั้น ผู้จัดการจำเป็นต้องทำให้ผู้เข้ารับการสัมภาษณ์มีความรู้สึกอบอุ่นสะดวก สบายมากที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ ไม่กดดัน ไม่เครียดและผู้จัดการต้องช่วยให้คนสมัครงานผ่อนคลายเพื่อแสดงบุคลิกภาพที่แท้จริงของตนออกมาในขณะสัมภาษณ์งานได้

สิ่งที่ควรทำก่อนวันสัมภาษณ์งาน 2-3 วัน ควรมีการสื่อสารเพื่อแจ้งรายละเอียดล่วงหน้าให้ผู้สมัครเข้าใจรายละเอียดต่างๆ ในวันสัมภาษณ์งานที่พวกเขาต้องเจอเช่น ที่จอดรถอยู่ที่ไหน มาพบใคร การแลกบัตรเข้าอาคาร และแผนกต้อนรับมาทำงานเวลาอะไร เป็นต้น

ในช่วงเริ่มต้นของการสัมภาษณ์ ให้ใช้การถามคำถามที่เบา ๆ สบาย ๆ ไม่กดดัน เพื่อช่วยให้ผู้สมัครผ่อนคลาย เช่น

+ ผู้จัดการ: เดินทางมาสัมภาษณ์งานยากลำบากไหมครับ?

5.ทำเพื่อปรับความเข้าใจกับคณะกรรมการสัมภาษณ์คนอื่นๆ

ในการสัมภาษณ์งาน ส่วนใหญ่จะมีคนสัมภาษณ์งานที่มากกว่า 1 คน ที่ถูกเรียกว่าคณะกรรมการการสัมภาษณ์งาน ซึ่งอาจจะประกอบไปด้วย ตัวแทนจากผ่ายทรัพยากรบุคคล หัวหน้างานหรือผู้จัดการในสายงานที่ต้องการรับสมัครพนักงานในตำแหน่งงานนั้น ๆ

การเตรียมการก่อนการสัมภาษณ์จริง โดยการสื่อสารเพื่อปรึกษาหารือกันระหว่างคณะกรรมการเป็นเรื่องสำคัญ เพื่อเตรียมรายละเอียดการสัมภาษณ์งาน ทำความเข้าใจในบทบาทหน้าที่ของแต่ละคน ทำให้การสัมภาษณ์งานมีความสัมพันธ์กันมากขึ้น มีเนื้อหาที่ครอบคลุมหรือได้ข้อมูลที่ต้องการมากขึ้น ซึ่งองค์ประกอบการวางแผนการสัมภาษณ์อาจมีดังนี้:

+ ใครวางแผนว่าจะเป็นสัมภาษณ์อะไรและแต่คนสัมภาษณ์ในแง่มุมอะไรบ้าง

+ ออกแบบคำถามในเรื่องอะไรบ้าง

+ การสัมภาษณ์แต่ละส่วนควรใช้เวลานานเท่าใด

+ คุณสมบัติอะไรที่ต้องการเจาะลึกเพื่อค้นหาข้อเท็จจริง

+ การทดสอบการทำงานต้องมีหรือไม่ ถ้ามีต้องมีอะไร

+ ใครเป็นคนสื่อสาร รายละเอียดของงานและบริษัท มีเนื้อหาอย่างไร

 6.ถามตั้งคำถามเพื่อสัมภาษณ์ที่เกี่ยวข้อง

มีผู้จัดการหลายคนสัมภาษณ์งาน โดยใช้คำถามที่ไม่มีความสัมพันธ์กับงานที่ทำ ทำให้ได้คนที่ไม่ใช่ ได้คนที่ไม่ตรงวัตุประสงค์ของการรับสมัครงาน ผู้จัดการบางคนก็ถามนอกประเด็น หรือบางคนชวนคุยเรื่องอื่น ๆ ทำให้หลุดประเด็นไปเลยก็มี ดังนั้นรายการคำถามที่เกี่ยวข้องกับงาน เป็นหัวใจสำคัญในการสัมภาษณ์พนักงาน

เมื่อดำเนินการสัมภาษณ์ จำเป็นอย่างยิ่งที่ผู้จัดการจะต้องมีวัตถุประสงค์การสัมภาษณ์งานที่ชัดเจน วัตถุประสงค์เหล่านี้เป็นแนวทางในการสัมภาษณ์และกำหนดประเภทของข้อมูลที่ผู้สัมภาษณ์กำลังมองหา เพื่อให้บรรลุวัตถุประสงค์เหล่านี้อย่างมีประสิทธิผล ผู้สัมภาษณ์จะต้องถามคำถามที่เกี่ยวข้องโดยตรงกับผู้สมัครงาน สิ่งเหล่านี้เรียกว่า “คำถามที่เกี่ยวข้อง” เช่น

หากวัตถุประสงค์ของการรับพนักงาน คือ การแก้ปัญหาและตัดสินใจภายในสภาพแวดล้อมของทีมที่ทำงานร่วมกันคำถามที่เกี่ยวข้องอาจเป็น: “ถ้าคุณต้องทำงานร่วมกับคนอื่น คุณมีวิธีที่จะจัดการกับความขัดแย้งในทีมได้อย่างไร”

และสิ่งสำคัญที่ผู้จัดการต้องทำ คือการสร้างชุดคำถามชุดเดียวกัน ให้กับผู้สมัครทุกคนเพื่อให้แต่ละคนมีโอกาสเท่าเทียมกันในการตอบเพื่อความยุติธรรมของการให้คะแนน

7.การจดบันทึกคำตอบของพวกเขา

การจัดทำเอกสารข้อมูลในระหว่างการสัมภาษณ์งาน ถือเป็นสิ่งสำคัญในการตัดสินใจจ้างงานโดยมีข้อมูลครบถ้วน  เพราะในการสัมภาษณ์งานบางครั้งผู้จัดการจำเป็นต้องสัมภาษณ์งานผู้สมัครเป็นจำนวนมาก ทำให้สับสนในข้อมูลที่ได้รับ การจดบันทึกเพื่อช่วยจำจะเป็นประโยชน์มากในการสัมภาษณ์งาน ทำให้ง่ายต่อการจดจำผู้สมัครแต่ละคน ทั้งการตั้งข้อสังเกตในคำถามและคำตอบในแต่ละข้อ และสามารถกลับมาทบทวนดูอีกครั้งเมื่อเวลาผ่านไป การจดบันทึกที่ดี ผู้จัดการสามารถทำสัญญลักษณ์ หมายเหตุ ขอสังเกต ที่มีต่อผู้สมัครแต่ละคน

ในการสัมภาษณ์งานจึงจำเป็นต้องมีการเตรียมเทมเพลตการสัมภาษณ์งานที่ได้มาตรฐาน ซึ่งมีประกอบด้วยส่วนหลัก ๆ  เช่น ชื่อผู้สมัคร วันที่สัมภาษณ์ ตำแหน่งที่สมัคร และชื่อผู้สัมภาษณ์ รายการคำถามที่สอดคล้องกับข้อกำหนดของงานและวัตถุประสงค์ในการสัมภาษณ์

ในการจดบันทึกให้ใช้คำหลักเพื่อจดจำประเด็นสำคัญของการสัมภาษณ์ เช่น หากผู้สมัครระบุรายละเอียดงานในแต่ละวันที่เคยทำมา ผู้จัดการก็สามารถเขียนหนึ่งหรือสองคำ เพื่อสื่อความหมายของหน้าที่งานเหล่านั้น หรือสามารถใช้การเน้นหรือวงกลมบางส่วนของเรซูเม่และจดบันทึกที่ระยะขอบกระดาษได้ การจดบันทึกยังเป็นเครื่องมือแสดงว่าคุณกำลังสนใจในสิ่งที่ผู้สมัครกำลังอธิบายเรื่องราวเกี่ยวกับเขาให้ฟัง ทำให้เกิดมิตรภาพที่ดีในการสัมภาษณ์งาน

8.ระยะเวลาในการตอบคำถามของผู้สมัคร

ระยะเวลาในการสัมภาษณ์งานเป็นเรื่องที่สำคัญ เพราะการสัมภาษณ์งานที่เร่งรีบไปจะทำให้ได้ข้อมูลไม่ครบ แต่ถ้าสัมภาษณ์งานที่นานไป ก็จะทำให้สมองเหนื่อยล้า ทั้งคนสัมภาษณ์และผู้ถูกสัมภาษณ์ ทำให้ไม่อยากคุยต่อ ความเหมาะสมในการสัมภาษณ์งานในแต่ละตำแหน่งจึงมีความแตกต่างกันไป ขึ้นอยู่กับข้อมูลที่ต้องการมีความละเอียดของข้อมูลที่ต้องการว่ามีมากน้อยขนาดไหน

จากงานวิจัยพบว่า ช่วงเวลาการสัมภาษณ์ที่เหมาะสมจะอยู่ที่ประมาณ 30 ถึง 45 นาที สำหรับตำแหน่งงานทั่วๆ ไป ซึ่งเพียงพอที่จะประเมินความเหมาะสมของผู้สมัครทำให้เห็นถึง ทักษะพื้นฐาน และเข้าใจแรงจูงใจของผู้สมัครงาน  แต่อย่างไรก็ตาม ถ้าต้องการข้อมูลที่มีความละเอียดเพิ่มมากขึ้น ซับซ้อนมากขึ้น ก็จำเป็นต้องมีการสัมภาษณ์ที่ยาวขึ้น  แต่อย่างไรก็ตามผู้สัมภาษณ์ต้องหลีกเลี่ยงคำถามที่เวิ่นเว้อ หลีกเลี่ยงการหน่วงของเวลาโดยไม่จำเป็น ทำให้รู้สึกเบื่อและผู้สัมภาษณ์จำเป็นต้องเคารพในเวลาของผู้สมัครที่มาสัมภาษณ์

ระยะเวลาการสัมภาษณ์ยังขึ้นอยู่กับความสบายใจของผู้สมัคร เพราะการสัมภาษณ์เป็นเวลานานอาจทำให้เหนื่อยล้า วิธีการแก้ไขก็ควรให้มีการพักช่วงสั้น ๆ ในการสัมภาษณ์ทุก ๆ 1 ชั่วโมง

ในทุกครั้งของการสัมภาษณ์งานควรมีช่วงเวลาท้ายของการสัมภาษณ์ ซึ่งควรตั้งเป้าประมาณ 10 นาที เพื่อให้ผู้สมัครมีเวลาในการถามคำถาม ผู้สมัครบางคนได้ศึกษาเกี่ยวกับบริษัทมาก่อน ก็จะเตรียมคำถามมาถามทั้งหน้าที่ความรับผิดชอบและเรื่องราวของบริษัท เป็นการแสดงออกซึ่งความกระตือรือร้นที่จะเรียนรู้เพิ่มเติมของผู้สมัคร เช่น

ผู้สมัคร: เหตุใด จึงเปิดรับพนักงานตำแหน่งนี้และต้องการรับกี่คน?

+ ผู้สมัคร: ในแผนกนี้ มีจำนวนคนทำงานมากน้อยอย่างไร?

+ ผู้สมัคร: ในทุก ๆ วันต้องทำงานอะไรบ้าง? เริ่มงานและเลิกงานเวลาอะไร?

9.การประเมินผู้สมัครอย่างเป็นกระบวนการ

มาตรฐานการประเมิน จำเป็นอย่างยิ่งที่ต้องถูกนำมาใช้เพื่อพิจารณาการรับสมมัครพนักงานเข้ามาทำงาน นอกจากคำถามที่เหมือนกันสำหรับผู้สมัครทุกคนแล้ว ยังต้องมีการประเมินแบบเดียวกันที่เป็นมาตรฐาน เพื่อใช้ในการสัมภาษณ์งานพนักงาน กระบวนการประเมินที่เป็นมาตรฐานสามารถช่วยให้ผู้จัดการตัดสินใจจ้างงานโดยมีข้อมูลครบถ้วนและเป็นกลางมากที่สุด ผู้จัดการอาจลองสร้างเกณฑ์การให้คะแนน แล้วจำลองการให้คะแนนเพื่อให้เกิดความคุ้นเคยกับกระบวนการประเมินที่มี

10.ให้แจ้งผลความคืบหน้าให้กับผู้สมัครแต่ละคน

เป็นเรื่องจำเป็นที่ฝ่ายทรัพยากรบุคคล จำเป็นต้องมีการอัปเดตผลจากการสัมภาษณ์งานของผู้สมัครแต่ละคน หลังการสัมภาษณ์ โดยต้องทำอย่างสุภาพและเป็นมืออาชีพ ไม่ว่าผลลัพธ์จะเป็นเช่นไรก็ตาม ให้แจ้งผู้สมัครเมื่อสิ้นสุดการสัมภาษณ์หรือในอีเมลติดตามผล เช่นเมื่อผู้จัดการได้ยืนยันการจ้างพนักงานใหม่แล้วและได้รับการตอบรับเป็นอันสิ้นสุดกระบวนการสรรหา

ฝ่ายทรัพยากรบุคคลต้องส่งข้อความปฏิเสธอย่างสุภาพไปยังผู้สมัครรายอื่น การแบ่งปันข่าวด้วยความเคารพและการขอบคุณผู้สมัครที่สละเวลา และแสดงให้เห็นว่าผู้สมัครมีความสามารถ แต่อาจไม่ใช่ในเวลานี้ที่องค์กรต้องการ เพื่อรักษาความสัมพันธ์ขององค์กรกับผู้สมัครที่มีคุณสมบัติเหมาะสม และมีโอกาสที่จะเชิญผู้สมัครให้มาสมัครงานในตำแหน่งอื่นๆ อีกในอนาคต

การสรรหาบุคลากรเป็นเรื่องจำเป็นในทุกองค์กร ถึงแม้ปัจจุบันจะมี AI หรือเทคโนโลยีเข้ามามีบทบาทในการทำงานเพิ่มมากขึ้น แต่ AI ก็ยังไม่สามารถนำมาใช้แทนคนได้ 100 % ในปัจจุบันนี้ การสัมภาษณ์งานยังเป็นเรื่องจำเป็นที่ต้องถูกนำมาใช้เพื่อหาคนที่ใช่ ได้คนชอบ ตอบทุกโจทย์ในการจ้างงาน ภายใต้ข้อมูลข่าวสารที่มากมาย ขั้นตอนการสัมภาษณ์งานเป็นวิธีหนึ่งเพื่อให้ผู้จัดการมั่นใจว่าตนเองจะมีข้อมูลที่มีคุณภาพในการตัดสินใจพนักงานเข้าทำงาน เพราะคำว่า “การรับพนักงานไม่ใช่ต้องการแค่เพื่อทักษะที่มี แต่ต้องการทัศนคติที่ใช่ให้กับองค์กร ต่างหาก” การวัดทัศนคติผ่านการสัมภาษณ์งานที่จึงเป็นวิธีการที่ดีที่สุดในการสรรหาบุคลากรมาให้กับองค์กร

พวกเราคือ..ผู้จัดการอัจฉริยะ The Super Manager มาร่วมกันสร้างองค์กรให้เดินไปข้างหน้าด้วยกันนะครับ สู้ครับ..